Cómo administrar eficazmente su tiempo

Todos deseamos que haya más tiempo en el día. Cuando el día termina y miramos atrás a lo que hemos logrado, a menudo nos preguntamos a dónde se fueron todas esas horas. Si eres como la mayoría de las personas en el mundo, entonces la gestión del tiempo puede ser un problema. Todos estamos un poco cortos de tiempo. Decimos cosas como “No hay suficiente tiempo en el día”, o, “No sé de dónde voy a sacar tiempo”, y “Nunca tengo tiempo para mí mismo”.

Gestionar eficazmente el tiempo es una habilidad que muchos desean pero que pocos tienen.

Creemos que nunca tenemos suficiente tiempo porque estamos muy ocupados respondiendo a las bolas curvas de la vida, si se quiere. Y, cuando parece que liberamos un poco de tiempo para nosotros mismos, nos golpean desde el campo izquierdo con algo a lo que simplemente tenemos que responder. Además, parece que incluso cuando no nos golpean con problemas, no podemos encontrar el tiempo para gestionar nuestras tareas diarias para empezar.

Entonces, ¿cómo encontramos el tiempo para hacer algo?

La gestión del tiempo comienza con la organización

El manejo del tiempo no es esta forma evasiva de Magia Negra que tan pocos entienden. De hecho, cualquiera puede manejar eficientemente su tiempo siempre y cuando se organice primero. Sin organización, es difícil ver lo que se necesita lograr en el día y cuán importante es cada una de esas cosas para sus objetivos a largo plazo.

Cuando te organizas con tu tiempo, no sólo aumentas tu capacidad de administrar tus tareas diarias de manera eficaz, sino que también aumentas la probabilidad de poner el tiempo donde realmente cuenta: hacia esos objetivos a largo plazo que albergas en tu interior. Si nunca has hecho ningún tipo de establecimiento de objetivos en el pasado, ahora es el momento de empezar porque es un requisito previo indispensable para una gestión eficaz del tiempo.

¿Por qué es tan importante el establecimiento de objetivos?

Bueno, el establecimiento de objetivos es sólo una parte del proceso de cuatro partes de la gestión efectiva del tiempo. Sin embargo, ayuda a establecer el campo de juego porque si no sabes a qué apuntas, podrías pasar tus días dando vueltas y frustrándote repetidamente. Si quieres administrar tu tiempo de manera eficiente y lograr tus esperanzas y tus sueños en el proceso, entonces tienes que asegurarte de ser claro y conciso con lo que quieres de la vida, y por consiguiente, de tu día.

Paso #1 – Establecer metas claras

Un requisito absoluto para poder administrar su tiempo de manera efectiva es establecer objetivos claros sobre lo que quiere en la vida. Podrías pensar que ya sabes lo que quieres, incluso si no te has fijado metas sobre el papel. Si este es el caso, entonces estás muy equivocado. ¿Por qué? Porque establecer objetivos claros en el papel es notablemente diferente que simplemente establecerlos en tu cabeza.

Si te dedicas a establecer objetivos de forma pasiva, entonces es menos probable que tengas un buen manejo de tu tiempo. Esto puede llevar a una grave frustración, porque en el fondo de tu subconsciente puedes saber lo que quieres, pero no has organizado esos deseos en objetivos claros. No se ha vuelto visceral para ti.

Establece activamente tus objetivos decidiendo exactamente lo que quieres, cuándo lo quieres y por qué lo quieres. Tienes que ser absolutamente preciso aquí cuando haces esto. No tengas miedo de escribir exactamente qué es lo que quieres, hasta el último detalle. No digas simplemente que quieres mucho dinero, di la cantidad exacta de dinero que quieres, en qué fecha específica lo quieres y por qué lo quieres.

Paso #2 – Organízate

El segundo paso en la gestión eficaz del tiempo es la organización. Tienes que organizarte si quieres administrar adecuadamente tu tiempo. ¿Pero cómo te organizas? Bueno, lo primero es lo primero, tienes que establecer tus objetivos. Si no lo hiciste, entonces deja de leer y ve a hacerlo ahora.

Una vez que has establecido tus metas, tienes que organizarlas. ¿Cuáles son tus metas a largo plazo? ¿Cuáles son tus metas a corto plazo? Desglosa tus metas a largo plazo en hitos para que tengas un objetivo al que apuntar cada mes, semana y día. Cuando sepas lo que quieres lograr dentro de un año, puedes fácilmente dividirlo en objetivos mensuales, semanales y diarios.

Una vez que tengas tu lista de objetivos organizada en hitos, entonces sabrás a qué te estás apuntando. Cuando te despiertas por la mañana, puedes tener un mejor sentido del propósito. También te ayudará a asegurarte de que estás haciendo un poco cada día hacia esos objetivos, no importa lo pequeño que sea.

Cuando puedes organizar los objetivos en hitos, y pones esa lista delante de ti, tu mente no puede ignorar lo que hay que hacer. Si eliges no organizarte, tu mente tiene una forma más fácil de ayudarte a evitar esas importantísimas tareas diarias todos los días.

Paso #3 – Priorizar el tiempo

En 1994 Stephen D. Covey publicó un libro titulado 7 Hábitos de las personas altamente efectivas, en el que analizaba un sistema de gestión del tiempo que fue introducido originalmente por Dwight D. Eisenhower. Este sistema divide las actividades en cuatro cuadrantes basados en dos factores: la urgencia y la importancia.

Así que, en su día, una tarea puede ser categorizada por estos dos factores. Son los siguientes:

  • Cuadrante 1 – Emergencias y crisis: Urgente e importante
  • Cuadrante 2 – Objetivos a largo plazo: No es urgente pero es importante
  • Cuadrante 3 – Interrupciones: Urgente pero no importante
  • Cuadrante 4 – Distracciones: No urgente y no importante

Cuando miras tu lista de hitos y tareas diarias, puedes categorizar bajo qué área cae cada uno de ellos. La mejor manera de instituir efectivamente este método es pasar una semana primero rastreando todo lo que haces. ¿Dónde pasas tu tiempo? Anótalo. Si pasaste 15 minutos haciendo llamadas telefónicas a los cobradores, anótalo. Si pasaste una hora en el supermercado, anótalo.

Al final de cada día de la primera semana, anota el cuadrante junto a cada tarea en el que se encuentra. ¿Cuánto tiempo pasaste viendo la televisión (Cuadrante 4), o trabajando en tus objetivos a largo plazo (Cuadrante 2), o lidiando con emergencias o crisis en tu vida (Cuadrante 1), y así sucesivamente.

Después de la primera semana, mira cuánto tiempo pasaste en cada cuadrante. El objetivo en la vida es pasar tanto tiempo en el Cuadrante 2 y tan poco tiempo en el Cuadrante 4. ¿Cuánto tiempo pasaste realmente en el Cuadrante 2? Después de completar este ejercicio, toma tu lista diaria de tareas y anota el cuadrante en el que se encuentra cada una de ellas.

Si miraste la televisión durante 3 horas, entonces viviste en el lúgubre Cuadrante 4 ese día. Quieres pasar el menor tiempo posible con las actividades del Cuadrante 4 si quieres administrar tu tiempo de manera efectiva. A veces no podemos ver cuánto tiempo estamos perdiendo a menos que lo veamos de esta manera.

Paso #4 – Destruir la postergación

Una de las partes más difíciles de la gestión del tiempo es la temida postergación que tiende a levantar su fea cabeza con demasiada frecuencia. ¿Cómo evitamos la postergación? Bueno, podemos establecer todos los objetivos que nos gustaría, organizarnos y priorizar nuestro tiempo, pero si no podemos seguir con nuestra lista de cosas para hacer cada día entonces estamos perdiendo el tiempo.

Entonces, ¿cómo evitamos esto?

La postergación ha sido calificada como el asesino silencioso y es uno de los mayores impedimentos para nuestros objetivos. Todos decimos que queremos lograr algo, pero cuando se trata de administrar nuestro tiempo con algún sentido de eficiencia, parece que no podemos lograr las cosas. La postergación parece estar a la vuelta de cada esquina.

Sin embargo, la única forma de evitarlo es ser completamente consciente de lo que hay que hacer. Si puedes establecer objetivos claros, organizarte y priorizar tu tiempo, estarás en camino de destruir cualquier propensión a la postergación. Si nada de eso funciona, entonces intenta la regla de los 15 minutos.

Pon un temporizador en tu reloj, en tu smartphone o en cualquier otro lugar, y ponte a hacer algo que hayas estado postergando durante sólo 15 minutos. Eso es todo lo que tienes que hacer: 15 minutos. Lo que te darás cuenta es que un objeto en movimiento se mantiene en movimiento; una vez que empieces, lo más probable es que sigas adelante. La parte más difícil es simplemente empezar!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *